Nota de Informare Privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal
1. Introducere
Protecția datelor este foarte importantă pentru noi. Vă respectăm intimitatea și viața personală. Prin urmare, vom prezenta metodele de asigurare a conformității aferente prelucrării datelor cu caracter personal atunci când utilizați serviciile din cadrul societății noastre având următoarele date de identificare: Max Mentor SRL, cu sediul în localitatea București, str. Progresului nr. 134-138, corp A, biroul nr. 1, etaj 2, sector 5, înmatriculată la Registrul Comerțului sub nr. 40/14911/02.08.2022, având CIF 46577148, cont bancar nr. RO59RNCB0082173318220001 deschis la banca BCR, e-mail: office@maxmentor.ro, reprezentată legal de Corina Buhuș – Director General (denumită pe scurt „Max Mentor”, „Societatea” sau “Operatorul”).
Max Mentor este responsabilă pentru respectarea dispozițiilor Regulamentului general privind protecția datelor (Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE, cu prescurtarea în limba engleză GDPR sau în limba română RGPD).
Suplimentar, organizația se conformează și cu legislația primară din România: Legea nr. 190/2018 și cea secundară (deciziile președintelui autorității de supraveghere ANSPDPC) sau instrucțiunile de lucru recomandate de Consiliul European de protecția datelor (EDPB, fostul WP Art.29).
Această politică de protecție a datelor cu caracter personal descrie practicile noastre privind prelucrarea (activități care includ colectarea, utilizarea și eventualul transferul) datelor comunicate direct sau indirect către Max Mentor, precum și utilizarea datelor cu caracter personal colectate de angajații săi din surse publice în scopul furnizării serviciilor agreate:
- Organizarea și vânzarea de cursuri:
- Cursuri online live sau în sală prin intermediul unor parteneri specializați – instructori ori traineri;
- Vânzarea de cursuri pre-înregistrate sau personalizate la solicitarea clientului;
- Organizarea de evenimente cum ar fi, nelimitativ:
- Schimburi de opinii și dezbateri;
- Colocvii, prezentări și prelegeri;
- Pregătirea, editarea, realizarea și eventuala difuzare de materiale informative audio-video, publicații (cărți, articole etc.), emisiuni de radio, de televiziune, filme, materiale și mijloace de comunicare în spațiul virtual și orice alte forme de informare/comunicare individuală și publică;
- Desfășurarea de activități de formare profesională a adulților și serviciile conexe acestora sub forma de seminarii, cursuri sau alte metode echivalente.
În plus de aceste scopuri, prelucrarea datelor are loc și prin intermediul site-ului înființat de către Max Mentor SRL, și anume www.maxmentor.ro.
Practicile noastre privind protecția datelor sunt conforme cu legislația aplicabilă privind protecția datelor, dar dacă, din orice motiv, termenii stabiliți în cadrul acestei politici privind protecția datelor nu sunt acceptabili pentru dumneavoastră, aveți posibilitatea să ne comunicați obiecția dvs. la adresa gdpr@maxmentor.ro, urmând să vă răspundem punctual.
2. Definiții
2.1 Date cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt toate datele care se referă la dumneavoastră personal și potențial la alte persoane din cadrul familiei sau a oricăror persoane implicate în activitățile evidențiate anterior. Acestea includ:
• date de identificare și caracteristici personale (nume, prenume, vârstă, număr de telefon, email);
• date de localizare: adresa (pentru transmiterea anumitor materiale aferente serviciilor achiziționate);
• în cazul membrilor care desfășoară activități în cadrul organizației (instructori, traineri, voluntari), se prelucrează date despre experiența profesională, competențe, activități uzuale;
• date financiare: cont bancar;
• pentru angajații implicați de organizațiile proprii se pot solicita suplimentar: funcție/rol, responsabilități;
• în cazul evenimentelor desfășurate prin intermediul mediilor sociale (Facebook, Instagram, Twitter etc.), se vor înregistra și datele de identificare din respectivele aplicații;
• Imagini foto-video (în cazul deciderii înregistrării sesiunii conferinței).
2.2 Volumul serviciilor furnizate
În cele ce urmează, vom descrie volumul serviciilor prestate de noi, bazate pe serviciile existente puse la dispoziția dumneavoastră: sistemul de gestionare a relației cu persoanele vizate (CRM intern găzduit la furnizor – platforma Software as a Service HubSpot), sisteme de tip call-center, sisteme de mesagerie electronice (Microsoft 365), sau localizat prin intermediul site-ului web www.maxmentor.ro (denumit și platforma).
2.2.1 Servicii de bază
În cazul serviciului de bază, acesta este furnizat prin intermediul sistemelor de gestionare a relației cu persoana vizată sau persoanele împuternicite de acesta, a solicitării de implicare în activitățile Organizației, de participare la evenimentele, cursurile online sau la sediu sau orice alt tip de eveniment similar.
Toate informațiile colectate despre dumneavoastră sunt strict folosite pentru scopul contractual comun agreat pentru care a fost colectat, conform mandatului acordat direct de dumneavoastră sau de reprezentanții ori împuterniciții dumneavoastră și/sau respectiv a contractelor semnate – acolo unde este cazul (a se vedea cazul în care organizația dvs. va înscrie la cursuri în scopurile determinate de aceasta).
Organizația noastră deține și alte sisteme operaționale interne cu scopul acoperirii cerințelor și oferii suportului necesar desfășurării serviciilor contractate, prin care tranzităm informațiile colectate cu scopul oferirii celor mai bune servicii aferente solicitării primite. În contextul contului de membru din platforma web, datele personale prelucrate sunt: nume și prenume, număr de telefon, adresă de email, anul nașterii, denumire firmă, CUI firmă.
3. Prelucrarea datelor cu caracter personal in contextul utilizării aplicațiilor puse la dispoziție
În contextul utilizării celor aplicații menționate, ne puneți la dispoziție în scopul înregistrării și prin aceasta, pentru prestarea serviciilor noastre de bază, datele cu caracter personal menționate la pct. 1.1, acestea fiind colectate funcție de tipul solicitării, funcție de necesitate.
Datele în mod normal sunt prelucrate prin intermediul platformei web accesibile la adresa www.maxmentor.ro (având la bază o platformă WordPress găzduită la furnizorul Romarg).
Ca și solicitant de servicii sau participant activ la activitățile desfășurate de Societate, aveți opțiunea de a solicita modificarea datelor deja colectate sau transmise anterior, sau colectate de Max Mentor, în conversații directe sau prin transmiterea unei notificări electronice (poștă electronică, servicii poștale clasice, curierat) către echipa noastră, urmând ca modificările să fie efectuate imediat.
Deși Organizația nu prelucrează în mod sistematic, ca o regulă, datele personale ale persoanelor care nu au împlinit vârsta de 16 ani, deci principalul obiect de activitate nu se bazează pe prelucrarea acestor tipuri de date, există totuși situații în care prelucrarea acestui tip de date este întâlnită.
La momentul actual, o astfel de activitate este reprezentată de prelucrarea datelor personale ale elevilor și studenților care, încadrându-se în anumite condiții, se înscriu pentru participarea la anumite cursuri de pregătire sau dezvoltare personală. Este de la sine înțeles faptul că această situație specială intervine deoarece, printre elevii care aplică în cadrul programului nostru, există și cei care nu au împlinit vârsta de 16 ani. În cazul în care intervine o astfel de situație în care vom prelucra date cu caracter personal ale persoanelor cu vârsta sub 16 ani, tutorii/părinții acestora vor trebui să-și dea acordul echivoc asupra activității de prelucrare.
Mai multe detalii privind prelucrarea datelor personale cu scop educațional al elevilor, în general, și referitoare la prelucrarea datelor personale ale persoanelor care nu au împlinit încă vârsta de 16 ani, în special, veți regăsi la Secțiunea 6.
Informațiile colectate despre dumneavoastră nu sunt transferate către partenerii sau împuterniciții noștri decât în scopul efectuării serviciilor agreate anticipat cu dumneavoastră, acolo unde este posibil solicitările făcute de dumneavoastră fiind transmise fără a fi însoțite de date cu caracter personal. Excepția o reprezintă cazurile instituțiilor din componenta Guvernului României, autorităților de reglementare menționate, autorităților publice centrale sau locale sau instituțiile judecătorești și care au obligativitatea verificării întregului proces conform instrucțiunilor legale existente, orice corespondență fiind tratabil identificată în sistemele noastre interne.
4. Prelucrarea datelor cu caracter personal in scop de marketing/publicitate
Prin declarația dvs. de consimțământ pentru primirea informațiilor și publicității, dorim să vă informăm despre produsele, serviciile, concursurile, sondajele și promoțiile actuale. Datele furnizate vor fi folosite pentru încadrarea pe un anumit specific, zona de interes, astfel încât informațiile furnizate să fie pertinente și utile pentru solicitarea dumneavoastră.
Dacă ați optat (numai în cazul acordării unui consimțământ separat pentru această activitate) pentru o notificare prin poștă, vă vom prelucra datele, cum ar fi numele, prenumele și adresa. Dacă ați optat (numai în cazul acordării unui consimțământ separat pentru această activitate) pentru o notificare prin email, vom prelucra adresa dvs. de email, care a fost verificată în prealabil. La alegerea primirii notificărilor pe telefonul dvs. mobil, vom prelucra numărul dvs. de telefon mobil.
5. Prelucrarea datelor cu caracter personal pentru cercetarea pieței
Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în scopul cercetării de piață și sondajelor de opinie. În acest scop, datele dvs. vor fi anonimizate, utilizate de noi exclusiv în scopuri statistice, neputând fi făcute corelații cu dvs. în nicio situație. Puteți să revocați în orice moment această prelucrare a datelor, cu efect pentru viitor, fără a vă expune motivele. În acest scop, puteți alege din modurile menționate în declarația de confidențialitate (vă rugăm să vedeți mai jos).
Această prelucrare a datelor servește la îmbunătățirea scopurilor noastre menționate în declarația de confidențialitate, în mod special la îmbunătățirea ofertelor de servicii care prezintă o mai mare relevanță pentru dvs. Respectăm protecția clienților noștri prin faptul că efectuăm cercetarea de piață cu date anonimizate.
6. Prelucrarea datelor cu caracter personal în scopul asigurării de cursuri educaționale elevilor
O altă activitate desfășurată de societatea noastră, care presupune colectarea și prelucrarea de date cu caracter personal, este cea care are ca scop acordarea de cursuri educaționale elevilor și studenților ce aplică.
Așa cum este normal, printre aplicații pentru astfel de activități se vor regăsi și elevi minori care nu au împlinit încă vârsta de 16 ani. În acest sens dorim să precizăm faptul că organizația, deși nu prelucrează în mod sistematic, ca regulă, date cu caracter personal provenite de la persoane vizate care nu au împlinit vârsta de 16 ani, în speța descrisă mai sus se va regăsi într-o astfel de situație. Pe lângă prelucrarea datelor cu caracter personal provenite de la astfel de persoane, cu ocazia acordării burselor, vom prelucra și datele părinților/tutorilor aplicanților. Este important de precizat acest aspect, deoarece prelucrarea datelor personale ale persoanelor care nu au împlinit vârsta de 16 ani are parte de un tratament diferențiat în ceea ce privește temeiurile de prelucrare ale acestor date.
Mai exact, aceste date pot fi: nume și prenume (atât a participantului la curs, cât și a părinților/tutorilor lor și a altor membri de familie – dacă este necesar și impus de legislație) plus alte date regăsite în copiile actelor de identitate pe care ni le puneți la dispoziție, precum: vârstă, CNP, adresă de domiciliu și alte date de identificare.
Ca temei legal de prelucrare a datelor cu caracter personal ale aplicațiilor, în scopurile enunțate mai sus, ne bazăm pe temeiul contractual dat de contractul de achiziții servicii. În cazul prelucrării datelor personale ale părinților/tutorilor sau ale celorlalți membri de familie (frați, surori sau alte persoane aflate în grija familiei), aceasta este realizată având la bază obligația legală de a verifica veridicitatea datelor și a consimțământului dat. Pentru cazul persoanelor care nu au împlinit vârsta de 16 ani, dorim să facem următoarea distincție: în cazul aplicanților cu vârsta sub 16 ani există o obligație legală de a confirma prelucrarea datelor lor prin acordarea consimțământului, ce va avea loc prin intermediul părintelui/tutorelui său, care va semna în numele și pe seama acestuia, în calitate de reprezentant legal.
Vom păstra doar datele personale ale aplicanților care finalizează achiziția de servicii. Perioada de stocare a acestor date se întinde în primul rând pe perioada desfășurării activităților, prelungindu-se apoi la încheierea serviciilor pentru încă 3 ani.
7. Durata stocării datelor
Datele dvs. de utilizare, precum și datele referitoare la solicitările dvs. vor fi păstrate o perioadă determinată de 3 ani de la încetarea relației. În cazul în care în cadrul relației contractuale au intervenit și tranzacții financiare, datele dumneavoastră vor fi păstrate pe întreaga durată a realizării activității plus perioada de 5 ani ulterioară. În cazul, extrem de rar, în care suntem nevoiți să raportăm tranzacțiile la autoritatea de reglementare în domeniu, atunci perioada se poate prelungi la 7/10 ani.
8. Utilizarea furnizorilor de servicii pentru prelucrarea datelor cu caracter personal/prelucrarea datelor in tari din afara Spațiului Economic European
Organizația noastră nu utilizează pentru furnizarea serviciilor și prelucrarea datelor dvs. furnizori din afara Spațiului Economic European. În cazul în care apare necesitatea transferului de informații către eventuale entități din afara Spațiului Economic European, eventualul transfer se va putea efectua doar în baza aprobării dumneavoastră explicite (în mare majoritate a cazurilor vi se va recomanda ca acest transfer să fie efectuat și controlat direct de către dumneavoastră).
Societatea noastră poate utiliza servicii tehnologice ce pot ajuta procesul organizațional intern:
• sisteme de poștă electronică – email, i.e. Microsoft 365 (detalii aici);
• platforma de CRM HubSpot – (detalii aici);
• prin intermediul platformei WebPress a site-ului www.maxmentor.ro și a, găzduit la furnizorul ROMARG (detalii aici);
• prin intermediul platformei Facebook – (detalii aici);
• prin intermediul canalului de YouTube – Google Business (detalii aici);
• prin intermediul platformei LinkedIn – (detalii aici);
• platforma de comunicare Zoom (se înregistrează doar adresa de email pentru transmiterea invitației, acestea fiind eliminate imediat după eveniment, detalii aici);
• platforma de comunicare SMS oferită de ROBOSMS – (detalii aici);
• efectuarea plăților pentru serviciile achiziționate prin intermediarul de plăți Netopia Payments (detalii aici);
Toate aplicațiile asigurând că rezidă în interiorul Spațiului European la furnizorii agreați cu care Societatea are contracte valide ce asigură la rândul lor conformarea și protecția datelor cu caracter personal conform GDPR.
10. Sursa datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal pot fi obținute din următoarele surse:
(a) direct de la dvs. atunci când: solicitați inițierea serviciilor, activităților aceasta putându-se efectua fie direct prin intermediul platformelor www.maxmentor.ro, fie prin telefon sau email;
(b) prin activitățile pe care le desfășurați în timpul perioadei cât beneficiați de activitățile oferite, cum ar fi informații suplimentare, istoricul conversațiilor prin intermediul diverselor canale de comunicare (mail, social media, etc);
(c) de la terți, cum ar fi în cazul în care primim datele dvs. personale de la terți de unde suntem împuterniciți să le preluăm (companii, asociații din care faceți parte și cărora le-ați acordat în prealabil împuternicirea utilizării datelor.
11. Temeiul juridic pentru prelucrarea datelor cu caracter personal
Temeiurile juridice ale operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal descrise în prezenta Notificare sunt:
(i) executarea unui acord de participare la activități prestabilite ale Societății – activități echivalente contractului – temei contractual
(ii) interesele noastre legitime și/sau necesitatea de a încheia sau de a executa un acord/contract, în conformitate cu dispozițiile legale privind confidențialitatea datelor și
(iii) consimțământul dvs.
Interesele noastre legitime sau cele ale unei terțe părți includ cerințele noastre de a utiliza datele dvs. personale în litigii, anchete ale autorităților, prelucrarea datelor în scop de reclamă, marketing sau publicitate sau în alte scopuri legale care implică Societatea.
12. Securitatea datelor
Pentru a preveni accesul neautorizat, pentru a menține acuratețea datelor și a asigura utilizarea corectă a datelor, implementăm măsuri de securitate fizică, IT și organizaționale rezonabile și adecvate pentru a proteja eficient toate datele cu caracter personal pe care le prelucrăm.
Luăm măsuri de securitate tehnice și organizatorice pentru a vă proteja datele de accesul neautorizat într-un mod cât mai amplu posibil. În afara de securizarea mediului de operare, de exemplu, în anumite zone (cont de client, formular de contact pentru site) folosim procedeul de criptare.
Informațiile pe care le furnizați vor fi transmise ulterior, în formă criptată, folosind protocolul SSL (Secure Socket Layer) pentru a preveni utilizarea necorespunzătoare a datelor de către terți. Puteți identifica acest aspect prin faptul că în bara de stare a browserului dvs. apare simbolul unui lacăt închis, iar bara de adresa începe cu „https“. Securitatea datelor va fi ajustată în funcție de stadiul actual al tehnicii.
13. Drepturile dvs.
13.1 Dreptul de acces
Aveți dreptul să solicitați oricând informații de la noi despre datele stocate despre dvs., precum și, printre altele, despre originea acestora, destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le sunt transmise aceste date și despre scopul stocării. Pentru toate celelalte copii cu excepția primei copii, pot fi facturate costuri administrative rezonabile. Aceasta nu se aplică pentru comunicarea informațiilor pe cale electronică.
13.2 Dreptul de retragere
Dacă v-ați dat acordul cu privire la utilizarea datelor, le puteți retrage în orice moment cu efect pentru viitor (o dată ce serviciile contractate au fost finalizate), fără a vă expune motivele. Pentru aceasta este suficient să trimiteți un email la gdpr@maxmentor.ro. De asemenea, dreptul la ștergerea datelor dvs. cu caracter personal poate fi exercitat în anumite circumstanțe prevăzute de legea aplicabilă, incluzând: situația în care datele cu caracter personal nu mai sunt necesare în legătură cu scopurile prelucrării, situația în care persoana vizată se opune la prelucrare și nu există alte interese legitime care să prevaleze pentru prelucrare, situația în care datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal.
13.3 Dreptul de rectificare
În cazul în care datele dvs. colectate de societatea noastră sunt incorecte, puteți să solicitați corecția acestora în orice moment prin contactarea proiectului/serviciului de interes pentru dumneavoastră sau a reprezentantului cu care sunteți în contact.
13.4 Dreptul de ștergere
Aveți dreptul să obțineți de la societatea noastră ștergerea datelor dumneavoastră, ce poate fi exercitat în anumite circumstanțe prevăzute de legea aplicabilă, incluzând: situația în care Datele cu Caracter Personal nu mai sunt necesare în legătură cu scopurile prelucrării; situația în care persoana vizată se opune la prelucrare și nu există alte interese legitime care să prevaleze pentru prelucrare; situația în care Datele cu Caracter Personal au fost prelucrate ilegal.
Ștergerea datelor dvs. cu caracter personal poate fi efectuată în orice moment, prin intermediul solicitării prin metodele deja enunțate sau utilizând datele noastre de contact generale aferente fiecărui solicitare/serviciu. De regulă, datele dvs. sunt șterse imediat, dar nu mai târziu de o lună de la solicitarea acestui drept.
Dacă ștergerea contravine sau menținerea datelor este necesară conform obligațiilor de păstrare a datelor stabilite prin lege, contract sau prin reglementări legislative, respectiv comerciale sau altor motive prevăzute de lege, în loc de ștergere, se poate efectua numai blocarea datelor dumneavoastră asigurându-se astfel imposibilitatea folosirii acestora în absolut nici un alt scop decât arhivistic sau pentru audit/verificare.
Dacă acesta este cazul contului dvs. de client, veți primi o notificare de la noi în acest sens.
După ștergerea datelor dvs., nu mai este posibilă primirea informațiilor.
13.5. Dreptul de portare a datelor
În cazul în care ne solicitați datele cu caracter personal puse la dispoziție, dacă doriți, vă vom furniza sau comunica dvs. sau unei alte persoane responsabile datele într-un format structurat, comun și procesabil electronic. Acesta din urmă numai dacă acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic și doar aferent datelor pe care ni le-ați încredințat. Datele obținute în urma serviciilor prestate nu intră în scopul unui astfel de proces, urmând ca o discuție să fie abordată separat.
13.6 Dreptul la obiecție
Aveți dreptul să vă opuneți prelucrării datelor în condițiile și cazurile prevăzute de legea aplicabilă (situații care includ prelucrarea datelor în scopuri de marketing direct), în orice moment și fără a vă expune motivele. În plus, vă atragem atenția că, prin refuzarea tuturor proceselor de prelucrare a datelor, este posibil ca realizarea contractului cu privire la serviciile angajate și desfășurarea programelor pentru clienți să poată fi limitate sau să nu mai poată fi realizate, rugându-vă astfel să analizați cu atenție înainte de transmiterea unor astfel de solicitări.
13.7 Drepturi extinse în ceea ce privește prelucrarea datelor în scopul evaluării personalizate
În afară de drepturile menționate mai sus, în ceea ce privește prelucrarea datelor în scopul evaluării personalizate (acolo unde este aplicabilă crearea de profiluri), aveți dreptul suplimentar la intervenția umană în procesul de luare a deciziilor, dreptul de a contesta decizia și dreptul de a vă exprima punctul de vedere.
13.8 Contact (pentru punerea în vigoare a drepturilor persoanelor vizate)
Dacă ne contactați prin email la gdpr@maxmentor.ro sau prin poștă (șos. Progresului, nr. 134-138, Corp B, et 2, Birou 1, sector 5), informațiile furnizate de dvs. (adresa dvs. de email, numele dvs. și numărul dvs. de telefon, dacă este cazul) vor fi stocate de noi pentru a vă răspunde la întrebări, respectiv pentru a vă satisface solicitarea. Ștergem datele care apar în acest context după ce spațiul de stocare nu mai este necesar sau limităm procesarea dacă există obligații de păstrare stipulate de lege.
14. Dreptul de a depune plângere
Aveți dreptul să depuneți o plângere la o autoritatea competentă de supraveghere (menționată în secțiunea 14 de mai jos), cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, dacă sunteți de părere că vi s-au încălcat drepturile privind protecția datelor.
15. Întrebări despre protecția datelor
Întrebările legate de toate prelucrările de date pot fi adresate oricând la:
Adresa: Str. Progresului, nr.134-138, Corp B, etaj 2, Birou 1, sector 5.
Responsabil cu protecția datelor, email: gdpr@maxmentor.ro, telefon: 021.411.77.20
Nu in ultimul rând, aveți dreptul sa va adresați Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, la următoarele date de contact:
Web page: http://www.dataprotection.ro
sau direct pagina pentru transmiterea unei plângeri:
https://www.dataprotection.ro/?page=Plangeri_pagina_principala.
Adresa email: anspdcp@dataprotection.ro
Tel.: 40.318.059.211/ +40.318.059.212